Les autorités suisses n'acceptent les actes étrangers de naissance, de mariage, de divorce et les documents semblables que s'ils sont authentifiés dans le pays qui les a délivrés. Pour les pays parties à la Convention de La Haye sur l'apostille, cela signifie un seul cachet, l'apostille, apposé par l'autorité compétente de ce pays. Pour les autres pays, il faut une légalisation consulaire en trois étapes, qui se termine à l'ambassade ou au consulat de Suisse. Si le document n'est pas en allemand, en français, en italien ou en romanche, il faut aussi une traduction certifiée.

En bref

  • Apostille : une confirmation standard que la signature et le sceau d'un acte public sont authentiques, délivrée dans le pays qui a établi le document (Convention de La Haye du 5 octobre 1961, RS 0.172.030.4).
  • Pas de raccourci suisse : la Suisse ne peut pas apostiller des documents étrangers. Vous devez obtenir l'apostille dans le pays d'origine.
  • Pays non membres : il faut une légalisation consulaire en trois étapes, qui prend plusieurs mois.
  • Traduction : les documents qui ne sont pas dans une langue officielle suisse exigent en plus une traduction certifiée, y compris de l'apostille et des cachets.
  • Fraîcheur : l'apostille n'expire jamais, mais les autorités veulent en général des extraits de casier judiciaire de moins de 3 mois et des certificats de capacité matrimoniale de moins de 6 mois.

Ce qu'est une apostille

Une apostille est une confirmation standard, ajoutée par une autorité compétente du pays d'origine sous forme de cachet, d'autocollant ou de feuille annexée. Elle confirme :

  • que la signature sur le document est authentique ;
  • la qualité en laquelle le signataire a agi ;
  • le cas échéant, que le sceau ou le timbre est authentique.

Elle ne confirme pas que le contenu est exact. Elle ne dit rien sur le fait que les parents inscrits dans un acte de naissance soient les parents biologiques, qu'une date de mariage soit correcte ou qu'un diplôme reflète de vraies études. Elle confirme la forme du document, pas son contenu.

Selon la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers (RS 0.172.030.4), cette confirmation unique remplace l'ancienne légalisation en plusieurs étapes entre États membres. La plupart des pays pertinents pour les procédures suisses sont membres, dont tous les États de l'UE et de l'AELE. Le nombre de membres augmente : vérifiez le statut actuel de votre pays, et si la Suisse a accepté son adhésion, dans le tableau de la HCCH : https://www.hcch.net/de/instruments/conventions/status-table/?cid=41

À quoi ressemble une apostille

Le format est le même partout (annexe 1 de la Convention), avec dix rubriques :

  1. l'intitulé « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) » ;
  2. le pays qui a délivré le document ;
  3. le nom du signataire ;
  4. la fonction du signataire ;
  5. l'autorité ou l'institution dont le sceau ou le timbre figure sur le document ;
  6. le lieu de l'apostille ;
  7. sa date ;
  8. le nom et la fonction de l'autorité qui délivre l'apostille ;
  9. le numéro de l'apostille ;
  10. le sceau et la signature de cette autorité.

Elle doit figurer sur le document lui-même ou sur une feuille solidement attachée à celui-ci. Une apostille volante est défectueuse et peut être refusée.

Quand il vous en faut une

Il vous faut en général une apostille, ou une légalisation pour les pays non membres, pour les documents étrangers dans les procédures suivantes.

Droit des étrangers :

  • regroupement familial : acte de mariage, actes de naissance des enfants et, le cas échéant, acte de décès d'un ex-conjoint ou jugement de divorce ;
  • permis fondés sur des liens familiaux : actes de mariage, actes de naissance des enfants mineurs, reconnaissances de paternité ;
  • prolongations ou passage au permis C : extraits de casier judiciaire des pays d'origine et de résidence récents (varie selon le canton) ;
  • naturalisation selon la loi sur la nationalité (LN, RS 141.0), art. 11 et 12 LN : actes de naissance, de mariage et, le cas échéant, de divorce, et extraits de casier judiciaire de tous les pays de résidence récents (varie selon le canton). L'exigence linguistique figure dans un texte distinct, l'art. 6 de l'ordonnance sur la nationalité (OLN, RS 141.01). Voir la voie vers la nationalité suisse.

État civil et famille :

  • se marier en Suisse : acte de naissance, certificat de capacité matrimoniale et, le cas échéant, jugement de divorce ou acte de décès d'un ex-conjoint ;
  • faire inscrire une naissance ou un mariage survenu à l'étranger dans le registre suisse ;
  • reconnaissance d'un divorce étranger selon la loi fédérale sur le droit international privé (LDIP, RS 291), art. 65 : le jugement de divorce et, le cas échéant, la confirmation de son entrée en force.

Reconnaissance professionnelle :

  • diplômes étrangers (SEFRI) : diplôme et relevé de notes, en général apostillés, plus des exigences selon que la profession est réglementée ou non. Voir l'autorisation de courte durée L ;
  • professions de santé réglementées (OFSP, MEBEKO) : attestations et apostilles supplémentaires.

Autres : les successions avec un élément étranger (acte de décès, testament, certificat d'héritier), et les procurations signées à l'étranger (notariées, avec apostille).

Les documents exigés, leur forme et le nombre d'années de casier judiciaire varient selon le canton. Votre office cantonal des migrations ou votre office de l'état civil décide.

Trois étapes en un coup d'œil

  1. Apostille si le pays émetteur est membre de la Convention de La Haye. La Suisse l'accepte directement, sans autre légalisation, sauf si elle s'est opposée à l'adhésion de ce pays (vérifiez le tableau de la HCCH).
  2. Légalisation consulaire si le pays émetteur n'est pas membre, ce qui concerne de nombreux États africains et certains États d'Asie et du Moyen-Orient (voir plus bas).
  3. Traduction certifiée si le document n'est pas en allemand, en français, en italien ou en romanche. Elle s'ajoute toujours à l'étape 1 ou 2.

Par exemple, un acte de naissance en espagnol venant d'Argentine exige une apostille argentine et une traduction certifiée en allemand, en français ou en italien. Un document apostillé mais non traduit est refusé par l'office de l'état civil.

Qui délivre les apostilles à l'étranger

Chaque pays membre désigne ses propres autorités. Aucun organisme suisse ne peut apostiller un document étranger. Exemples :

  • Allemagne : selon le document et le Land, le Bundesverwaltungsamt (documents fédéraux), les présidents des tribunaux régionaux ou supérieurs (documents judiciaires et notariaux), ou les ministères de l'Intérieur des Länder ou les gouvernements régionaux (documents d'état civil).
  • Autriche : le ministère fédéral des Affaires européennes et internationales (BMEIA), la Chancellerie fédérale et, pour certains documents, les gouverneurs des Länder.
  • Italie : la Procura della Repubblica (documents judiciaires et d'état civil), la Prefettura (autres actes publics).
  • France : depuis le 1er mai 2025, les notaires, par les conseils régionaux ou chambres des notaires (en ligne ou sur place) ; les cours d'appel ne délivrent plus d'apostilles.
  • Espagne : le Tribunal Superior de Justicia (documents judiciaires), le Ministerio de Justicia (certains documents, de façon centralisée), les Colegios Notariales (actes notariés).
  • Portugal : la Procuradoria-Geral da República.
  • États-Unis : le Secretary of State de l'État concerné (documents des États) ; le U.S. Department of State, Office of Authentications (documents fédéraux).
  • Royaume-Uni : le Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO), Legalisation Office.
  • Turquie : la Valilik (préfecture) de la province pour les documents administratifs ; l'Adliye (palais de justice) pour les documents judiciaires.

Cette liste n'est qu'indicative et peut changer. La HCCH tient la liste à jour pour chaque pays : https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Vous faites la demande en personne ou par courrier dans le pays émetteur. Depuis la Suisse, c'est souvent compliqué : beaucoup de personnes s'adressent à une personne de confiance, un notaire ou un avocat sur place. Les coûts vont de quelques euros ou dollars à plusieurs centaines pour les services express. Cela peut prendre quelques jours (certains États de l'UE, les États-Unis) ou plusieurs mois (certains États d'Amérique latine, d'Afrique ou d'Asie).

Apostilles sur des documents suisses

Si vous devez utiliser un document suisse à l'étranger, par exemple un acte d'origine pour vous marier à l'étranger ou un diplôme suisse pour une reconnaissance à l'étranger :

  • la Chancellerie fédérale à Berne apostille les documents fédéraux, comme l'extrait du casier judiciaire fédéral, les arrêts du Tribunal fédéral et les diplômes fédéraux (voir sa rubrique Légalisations) ;
  • la chancellerie d'État cantonale apostille les documents cantonaux : documents d'état civil, diplômes cantonaux, documents des tribunaux cantonaux, extraits cantonaux et actes notariés.

Déposez la demande en personne, par courrier ou, dans certains cantons, en ligne, avec l'original ou une copie certifiée conforme. Les émoluments et les délais, du jour même à quelques semaines, varient ; consultez le site de la chancellerie concernée.

La légalisation consulaire

Si le pays émetteur n'est pas membre de la Convention de La Haye, il faut une légalisation en trois étapes :

  1. Authentification locale : un organisme compétent du pays d'origine (notaire, état civil, tribunal ou commune) confirme que le document est un acte public authentique.
  2. Authentification nationale : une autorité centrale, en général le ministère des Affaires étrangères, confirme la signature et le sceau du premier organisme.
  3. Légalisation suisse : l'ambassade ou le consulat de Suisse dans ce pays confirme la signature et le sceau de l'autorité centrale. Ce n'est qu'alors que le document peut être utilisé en Suisse.

Cela prend en général plusieurs mois, parfois bien plus, et coûte plus cher qu'une apostille, car trois services perçoivent des émoluments. Renseignez-vous sur les émoluments suisses auprès du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) ou de la représentation suisse. La liste des membres évolue : vérifiez toujours d'abord le tableau de la HCCH : https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Parfois, il est tout simplement impossible d'obtenir les documents, par exemple dans les zones de conflit, les États défaillants ou les pays sans registres fonctionnels. Les autorités suisses apprécient alors les preuves selon les principes de la LDIP et la pratique migratoire. L'acceptation d'autres preuves dépend du cas. Pour les procédures d'asile, voir le glossaire de la loi sur l'asile.

Traductions certifiées

Un document qui n'est pas dans une langue officielle suisse doit être traduit dans la langue officielle utilisée par l'autorité qui traite votre dossier.

Les règles sur les traducteurs varient selon le canton. En général, il faut un traducteur juré ou certifié inscrit en Suisse ou assermenté auprès d'un tribunal cantonal. Certains cantons acceptent les traductions faites et apostillées dans le pays d'origine. La nécessité de faire notarier ou apostiller la traduction elle-même dépend aussi du canton et de l'autorité.

Une traduction certifiée doit :

  • être attachée à l'original ou à une copie certifiée conforme, en général solidement ;
  • porter l'attestation du traducteur avec date, signature et cachet ;
  • être complète, y compris l'apostille, les cachets et les sceaux.

Les prix varient selon la langue, la longueur, la rareté et l'urgence ; demandez directement aux traducteurs. Des annuaires de traducteurs jurés sont disponibles auprès des tribunaux cantonaux et de l'Association suisse des traducteurs, terminologues et interprètes (ASTTI).

Durée de validité des documents

L'apostille elle-même n'expire jamais. Une apostille délivrée en 1995 reste formellement valable.

Les autorités veulent toutefois des documents récents :

  • extrait du casier judiciaire : en général de moins de 3 mois au moment du dépôt ;
  • certificat de capacité matrimoniale : en général de moins de 6 mois ;
  • acte de naissance : délivré récemment, avec les éventuelles mises à jour sur la paternité, l'adoption ou les changements de nom ;
  • acte de mariage : délivré récemment, surtout pour l'inscription dans le registre suisse des familles.

Les offices des migrations et de l'état civil préfèrent en général que le document et l'apostille aient moins de 6 mois, pour qu'aucun changement comme un mariage, un divorce ou une nouvelle condamnation ne soit manqué. Ces délais relèvent de la pratique courante, pas du droit fédéral, et varient selon le canton et la procédure.

Requérants d'asile et réfugiés : aucun contact avec votre pays d'origine

Si vous êtes en procédure d'asile ou avez un statut fondé sur le droit d'asile (permis N, permis F, ou permis B ou C comme réfugié reconnu), des règles particulières s'appliquent.

L'art. 97 de la loi sur l'asile (LAsi, RS 142.31) protège vos données vis-à-vis de votre pays d'origine. Tant que votre demande n'est pas définitivement tranchée, aucune donnée personnelle susceptible de révéler votre demande d'asile ne peut en principe être transmise à ce pays. En pratique :

  • vous ne devriez pas vous rendre à l'ambassade ou au consulat de votre pays d'origine pour obtenir ou faire apostiller des documents. Cela remettrait en question votre crainte de persécution et pose problème en droit d'asile ;
  • les autorités suisses ne peuvent pas transmettre de données permettant de vous identifier.

La voie normale de l'apostille vous est donc fermée. Alternatives :

  • les ONG comme l'Organisation suisse d'aide aux réfugiés (OSAR/SFH), l'EPER, Caritas, Amnesty International ou des centres de conseil spécialisés peuvent parfois aider à obtenir des documents par d'autres canaux ;
  • des avocats spécialisés peuvent obtenir des documents par des pays tiers, des ONG ou des personnes de confiance, sans contacter votre État d'origine ;
  • l'appréciation suisse des preuves : si les originaux sont réellement impossibles à obtenir, les autorités apprécient la crédibilité autrement, par exemple par des déclarations sur l'honneur, des témoins, des attestations d'ONG ou des documents du HCR.

Adressez-vous à votre représentant juridique attribué (si votre procédure est en cours), à un avocat spécialisé en droit des migrations et de l'asile, ou à l'Organisation suisse d'aide aux réfugiés.

Problèmes fréquents

  1. Pas d'apostille. Le document est refusé et le traitement s'arrête jusqu'à ce que vous la fournissiez. Dans les procédures soumises à des délais, comme le regroupement familial selon l'art. 47 de la loi fédérale sur les étrangers et l'intégration (LEI, RS 142.20), agissez vite : une demande incomplète ne préserve pas forcément le délai.
  2. Mauvaise autorité. Par exemple, une autorité d'un Land allemand a apostillé un document relevant de l'autorité fédérale, ou l'inverse. L'autorité suisse peut le refuser.
  3. Traduction non certifiée. L'original est apostillé mais la traduction n'est pas certifiée, ou l'inverse.
  4. Document trop ancien. L'apostille est correcte, mais l'extrait du casier judiciaire ou le certificat de capacité matrimoniale est plus ancien que ce que le canton admet (typiquement plus de 3 ou 6 mois). Vous devez en obtenir un nouveau.
  5. Apostille demandée dans le mauvais pays. Seul le pays émetteur peut apostiller. Un acte de naissance espagnol doit être apostillé en Espagne, pas en Suisse ni en Allemagne.
  6. Légalisation incomplète. Pour un pays non membre, seule la première authentification a été faite, sans l'ambassade ou le consulat de Suisse. Le document n'est pas accepté.
  7. Apostille volante. Elle n'est pas attachée au document ni à une feuille solidement reliée, et elle est donc refusée.

Documents particuliers

  • Diplômes universitaires : une apostille est nécessaire mais ne suffit pas. La reconnaissance par le Secrétariat d'État à la formation, à la recherche et à l'innovation (SEFRI), ou pour les professions de santé par l'OFSP, la MEBEKO ou la CRS, est une procédure distincte qui compare le programme, les crédits ECTS et la durée des études.
  • Extraits de casier judiciaire : exigés pour la naturalisation (pays d'origine et chaque pays de résidence des 5 à 10 dernières années, selon le canton), pour certaines prolongations de permis et pour les professions réglementées. En général de moins de 3 mois ; apostillés dans le pays émetteur.
  • Actes de naissance de mineurs : ils doivent être récents et indiquer toutes les mises à jour sur la paternité, l'adoption, les changements de nom ou la tutelle. Voir la naissance d'un enfant en Suisse.
  • Actes de mariage : le format plurilingue de la CIEC (Commission internationale de l'état civil) ne nécessite pas de traduction et est préféré lorsque votre pays le délivre. Renseignez-vous auprès de l'autorité émettrice ou de l'office suisse de l'état civil. Voir le mariage avec une personne suisse et le mariage entre deux personnes étrangères en Suisse.
  • Actes de décès : nécessaires pour les successions, un remariage et le regroupement familial. Apostille du pays émetteur ; pas de règle de fraîcheur, même si des mises à jour ultérieures peuvent compter.
  • Jugements de divorce : pour vous remarier en Suisse après un divorce étranger, il vous faut le jugement apostillé et la confirmation de son entrée en force. Dans les cas complexes, la reconnaissance selon l'art. 65 LDIP est une procédure distincte. Voir divorce et autorisation de séjour.

Comment les autorités suisses traitent les apostilles

Les autorités fédérales et cantonales suisses acceptent en principe les apostilles des pays membres :

  • offices cantonaux des migrations : ils acceptent les apostilles, avec des exigences de fraîcheur pour le document ;
  • offices cantonaux de l'état civil : ils acceptent les apostilles, parfois avec des règles plus strictes sur les traductions et une préférence pour le format CIEC ;
  • SEFRI : il accepte les apostilles sur les diplômes, puis effectue sa propre procédure de reconnaissance ;
  • Casier judiciaire suisse (DFJP) : il compare les extraits étrangers apostillés avec les exigences suisses.

Certains cantons ajoutent des exigences, comme la légalisation notariale de la traduction. Renseignez-vous auprès de l'autorité qui traite votre dossier.

À qui s'adresser

  • votre office cantonal des migrations ou votre office de l'état civil : quels documents sont exigés et sous quelle forme ;
  • la Chancellerie fédérale (documents fédéraux) ou votre chancellerie d'État cantonale (documents cantonaux) : apostilles suisses ;
  • la représentation suisse dans le pays d'origine : légalisation consulaire ;
  • un avocat spécialisé en droit des migrations, soumis à la loi sur les avocats (LLCA, RS 935.61) : cas complexes et documents difficiles à obtenir ;
  • en matière d'asile : votre représentant juridique attribué, l'Organisation suisse d'aide aux réfugiés, ou des spécialistes du droit d'asile.

Pages liées